Какво се случва със старата фирмена техника след подмяна?

 

В повечето компании рано или късно идва моментът за подмяна на компютърната техника. Част от лаптопите вече са бавни. Други не поддържат нужния софтуер. Батериите са отслабнали, гаранцията е изтекла, а служителите имат нужда от по-надеждни устройства.

Новата техника пристига, раздава се по отдели, а старите устройства често се събират „временно“ - в склад, в сървърно помещение, в шкаф при администрацията или в няколко кашона до IT отдела.

И много често остават там с месеци или години.

На пръв поглед това не изглежда като сериозен проблем. Техниката вече не се използва, значи темата е приключила, но точно тогава започва по-важната част - как компанията управлява старите си IT активи след изваждането им от употреба.

Старата техника не е просто ненужно оборудване

 

Един лаптоп може да изглежда остарял, но това не означава, че е без значение за компанията, тъй като в него може да има документи, служебна кореспонденция, клиентска информация, финансови файлове, запаметени профили или други данни, които не трябва да напускат организацията.

Дори когато устройството е форматирано или преинсталирано, това не винаги означава, че информацията е премахната по сигурен начин. За бизнес среда подобен подход често не е достатъчен, особено ако компанията работи с лични данни, чувствителна информация или подлежи на вътрешни проверки.

Затова вече ненужната фирмена техника трябва да бъде обработена по правилен начин, а не просто прибрана в склад или изхвърлена при първа възможност.

Какви проблеми създава техниката, която остава без ясен статус?

Най-често първият проблем е липсата на яснота. Има устройства, но не винаги е ясно кои са те, от кой отдел идват, дали са заведени като активи, дали съдържат дискове, дали вече са изтрити и дали могат да бъдат продадени, дарени, рециклирани или бракувани.

След това идва рискът за данните. Колкото по-дълго дадено устройство стои без ясен статус, толкова по-голям е шансът нещо да се обърка - да бъде преместено, изгубено, продадено без достатъчна проверка или просто забравено.

Има и финансов момент. Част от старата техника може все още да има пазарна стойност. Това важи особено за бизнес клас лаптопи, настолни компютри и монитори от корпоративни серии. Ако устройствата са сравнително нови и технически изправни, те могат да бъдат изкупени и използвани повторно.

Когато процесът се отлага твърде дълго, стойността на техниката пада. Моделите остаряват, батериите се влошават, липсват зарядни, част от устройствата се повреждат при съхранение. Така актив, който е можел да донесе приходи, постепенно се превръща в разход.

Какво означава ITAD?

ITAD идва от английското IT Asset Disposition. Най-просто казано, това е процесът по управление на IT техника, която вече не се използва от дадена организация.

Той включва описване, събиране, транспортиране, изтриване на данни, тестване, оценка, изкупуване, повторна употреба или рециклиране.

Добре организираният ITAD процес дава на компанията три неща: контрол, документация и най-важното спокойствие.

Контрол - защото е ясно какви устройства са предадени и какво се случва с тях.

Документация - защото има следа за счетоводни, одитни или вътрешни цели.

Спокойствие - защото данните и активите се третират по правилен начин.

Как протича един добър ITAD процес?

Първата стъпка е описът. Преди да се говори за изкупуване, рециклиране или изтриване на данни, техниката трябва да бъде идентифицирана - модел, сериен номер, тип устройство, брой и общо състояние.

След това идва логистиката. При по-големи организации устройствата може да са в различни офиси, отдели или локации. Затова е важно събирането да бъде организирано с ясен адрес, лице за контакт, списък на техниката и приемо-предавателен документ.

Следва сигурното изтриване на данни. Преинсталацията на операционната система не винаги е достатъчна. За бизнес техника е по-добре да се използва специализиран процес, който създава отчет и позволява проверка.

ITAD Bulgaria извършва сертифицирано изтриване на данни чрез професионален софтуер и процеси, съобразени със стандарта NIST SP 800-88 Rev. 1. След приключване клиентът получава сертификат, който удостоверява резултата от обработката.

След това техниката се тества и оценява. При лаптопите например се проверяват основни компоненти като процесор, памет, диск, екран, клавиатура, батерия, портове, камера, звук, Wi-Fi и общо функционално състояние.

Тази оценка показва дали устройството може да бъде използвано повторно, дали има нужда от ремонт или е по-подходящо за рециклиране.

Кога старата техника има пазарна стойност?

Пазарната стойност зависи от модел, поколение, техническо състояние, външен вид, конфигурация, търсене на пазара и количество.

Бизнес моделите на Lenovo ThinkPad, Dell Latitude, HP EliteBook и HP ProBook често имат интерес на вторичния пазар, когато са в работещо състояние и не са твърде стари.

Важно е обаче процесът да не се отлага. Ако техниката стои няколко години в склад след подмяна, шансът да бъде изкупена е значително по-малък.

Повторна употреба или рециклиране?

Най-добрият вариант за работещата техника е повторната употреба. Ако едно устройство може да бъде тествано, почистено, подготвено и използвано отново, това определно е по-добро решение от директното му рециклиране.

Повторната употреба удължава живота на оборудването и позволява на компанията да възстанови част от стойността на активите си.

Рециклирането остава правилният избор за техника, която е повредена, твърде стара или икономически неизгодна за ремонт. В такъв случай е важно тя да бъде предадена за обработка по отговорен начин, а не да бъде изхвърлена без контрол.

Как ITAD Bulgaria помага?

ITAD Bulgaria работи с бизнес клиенти и помага при управлението на компютърна техника, която вече не се използва.

Процесът може да включва събиране на техниката от адрес на клиента, приемо-предавателна документация, сертифицирано изтриване на данни, техническа оценка, изкупуване на устройства с пазарна стойност и рециклиране на неработеща техника.

Първо се уточнява каква техника има. След това се проверява кои устройства могат да бъдат изкупени, кои трябва да преминат през изтриване на данни и кои вече нямат пазарна стойност.

Така клиентът знае какво се случва с техниката му, получава нужните документи и не оставя старите устройства да стоят забравени в склада.

Заключение

Старата фирмена техника не е просто нещо, което трябва да се махне от офиса. В нея има данни, стойност и отговорност.

Когато процесът е добре организиран, компанията може да защити информацията си, да освободи пространство, да получи необходимата документация и в много случаи да възстанови част от стойността на оборудването.

ITAD процесът не е сложен, когато е планиран правилно. Но е важно да не се оставя за „някой ден“, защото именно тогава техниката започва да губи стойност, а рискът за данните остава.