Цялостно решение за извеждане от експлоатация на IT техника и офис обзавеждане
Подмяната на IT техника и офис обзавеждане невинаги означава преместване или закриване на офис. Понякога се обновява само част от работните места, освобождава се един етаж или се подменят едновременно лаптопи, монитори, бюра и столове.
В други случаи задачата е по-категорична и в договора за наем има дата. До нея офисът трябва да е празен, а ключът предаден. След нея започват неустойки или продължава наемът.
И в двата случая въпросът е един и същ - как да бъдат изведени техниката и обзавеждането организирано, в срок и с ясна отговорност за всеки актив.
Когато има крайна дата за освобождаване, тя се превръща във фиксирания елемент на целия проект. Офертите, логистиката и документацията се планират назад от нея.
Междувременно трябва да се реши какво се случва с лаптопите, мониторите, мрежовото оборудване, бюрата, столовете и шкафовете. Част от активите все още имат стойност. Други могат да бъдат използвани повторно. Трети трябва да бъдат рециклирани.
А при IT техниката има и втори въпрос, който не търпи отлагане и това са данните.
Кога възниква такъв проблем
Най-често при:
напускане или преместване на офис;
намаляване на офис площта;
закриване на локация;
подмяна на офис обзавеждането;
масова подмяна на лаптопи и друга IT техника;
преминаване към хибридна или дистанционна работа;
сливане или преструктуриране на компании;
край на договор за наем.
Във всички тези случаи има общо ограничение, че активите трябва да бъдат изведени или обработени в определен срок. Именно срокът превръща иначе простата задача в проект.
Не е необходимо да освобождавате целия офис
Не всеки проект означава пълно напускане на локацията. Същият подход може да се използва при намаляване на офис площта, обновяване на част от работните места или поетапна подмяна на IT техника и обзавеждане.
Независимо дали става дума за един етаж или за целия офис, основната задача остава същата - активите, логистиката и срокът да бъдат управлявани като един проект.
Един проблем, две различни задачи
Представете си офис със 150 работни места: 120 лаптопа, 180 монитора, докинг станции и периферия, мрежово оборудване и 150 бюра, 150 стола, шкафове и контейнери.
Отвън това изглежда като едно нещо. На практика са две задачи с малко общо помежду си.
Техниката е въпрос на данни. Обемът е сравнително малък и всичко изброено по-горе се събира в няколко курса. Отговорността обаче е голяма. Именно заличаване на данни по стандарт, проследимост по сериен номер, документ, който издържа одит.
Обзавеждането е въпрос на логистика. 150 бюра, 150 стола и шкафовете могат да представляват няколко тона обемно оборудване и множество транспортни курсове. Никакви данни, никакви сертификати, но курсове с камион, демонтаж, защита на общи части и съгласуване със сградата.
Клиентът има един проблем. Пазарът предлага два различни доставчика.
Защо разделянето на доставчици създава риск
Когато две фирми работят на един обект с една крайна дата, се появяват три типични проблема.
Никой не отговаря за срока. Ако логистичната фирма закъснее с два дни, а вие сте планирали изнасянето на техниката преди мебелите, целият график се измества. При фиксирана дата за предаване това е ваш проблем, не техен.
Прозорецът за достъп се дели. Бизнес сградите дават ограничено време за товарни операции като конкретни часове, един товарен асансьор, понякога само вечер или в събота. Две фирми, които не се координират, се борят за един и същ ресурс.
Дребните позиции остават без стопанин. Кабели, монитори по бюрата, мрежово оборудване в шкафа, кашони с документи. Логистичната фирма не ги пипа, защото не са мебели. ITAD доставчикът не ги е оферирал, защото не са в описа. Остават на пода в деня на предаването.
Какво се случва с IT техниката
Оборудването преминава през отделен процес, защото носи едновременно остатъчна стойност и риск, свързан с корпоративните данни.
В зависимост от проекта процесът включва инвентаризация по модел и сериен номер, демонтаж и подготовка за транспорт, сертифицирано заличаване на данни, техническа оценка, подготовка за повторна употреба на годното оборудване, рециклиране на останалото и финален отчет със сертификати.
ITAD Bulgaria извършва заличаването със Certus Erasure в съответствие с NIST SP 800-88 Rev. 1. За успешно обработените носители се предоставят индивидуални сертификати. Носителите, които не могат да бъдат заличени, се насочват към физическо унищожаване.
Какво се случва с обзавеждането
Логиката е сходна, но икономиката е различна.
Добре запазените бюра, столове, шкафове и конферентни маси имат потенциал за повторна употреба. Дали той ще се реализира, зависи от състоянието, количествата и наличието на получател в срока на проекта, а не всяка мебел има достатъчна търговска стойност, за да оправдае съхранение и препродажба.
Повредените и силно амортизирани позиции се разглобяват и се насочват към подходящи партньори според материалите.
Тук е важно да се каже нещо, което често се пропуска е, че обзавеждането не е ИУЕЕО. То минава по различна верига от IT техниката, с различни оператори и различна документация. Затова и двете задачи изискват различна организация дори когато се изпълняват в един проект.
Планиране назад от датата
Един от най-честите сценарии звучи така: „На 31 май трябва да предадем офиса напълно празен.“
Реалистичен график за офис от порядъка на 150 работни места, при седем седмици до предаване:
Седмица 1-2. Опис на техниката по сериен номер и преброяване на обзавеждането. Изясняване чия собственост са мебелите. Проверка какво изисква договорът за наем при връщане на помещението.
Седмица 2-3. Съгласуване със сградата: часови прозорци, товарен асансьор, товароносимост, изисквания за защита на общи части, застраховки.
Седмица 3-4. Извозване и обработка на техниката. Прави се първо, защото е по-малка по обем и защото данните не бива да остават в сграда, в която вече започва разчистване.
Седмица 4-6. Обзавеждане. Тук отива основното време и основният брой курсове.
Седмица 6-7. При необходимост, координация на допълнителни дейности, изисквани за предаване на помещението и буфер за непредвиденото.
Буферът не е излишен, защото той е разликата между спокойно предаване и неустойка. Курсовете с камион не се вместват в последните дни, а при ограничен товарен асансьор един курс отнема половин работен ден.
Какво да проверите, преди да поискате оферти
Пет неща, които определят цената и почти винаги липсват в първото запитване:
Чие е обзавеждането. Ако е част от оборудването на наемодателя, то остава. Това променя половината проект и понякога го свива до само техниката. Проверете го първо, а не две седмици преди срока.
Какво изисква договорът за наем. Връщане в първоначален вид, боядисване, сваляне на прегради и графики са отделни дейности, не част от разчистването.
Достъпът. Етаж, товарен асансьор и неговите размери, товароносимост, място за камион, разрешени часове.
Реалният обем. Не приблизителен. 150 стола и 200 са различен брой курсове.
Каква документация ви трябва. Ако я поискате накрая, се произвежда трудно. Ако я кажете в началото, просто се планира.
Остатъчната стойност намалява разхода
Разликата между обикновено разчистване и правилно организиран проект е в оценката на остатъчната стойност.
Работещите лаптопи, монитори, сървъри и мрежово оборудване имат пазарна стойност. При част от обзавеждането също може да има такава.
Когато има активи с икономически потенциал, тяхната стойност влиза в общата финансова рамка и намалява крайния разход за клиента. Това не превръща проекта в изкупуване, услугата се остойностява отделно, а стойността на активите се приспада.
Отчетност
При корпоративните проекти самото извозване не е достатъчно. Клиентът трябва да може да покаже какво е предал и какво се е случило с него.
За IT частта отчетността включва списък на активите с модели и серийни номера, статус на заличаването, сертификати, крайно предназначение на оборудването и документи за рециклиране или унищожаване.
За целия проект може да се добави обобщение на количествата, насочени към повторна употреба и към рециклиране, в килограми. Тази информация е пряко използваема във вътрешните отчети за устойчивост на компанията.
Как работим
ITAD Bulgaria поема освобождаването като един договор с един отговорник и един срок.
Техниката обработваме сами - заличаване, оценка, подготовка за повторна употреба, рециклиране, документация.
Изнасянето на обзавеждането и обемната логистика организираме и координираме изцяло. Не се налага да управлявате няколко доставчика и няколко графика, а имате един отговорник и един график за целия проект.
Освобождавате офис?
Процесът започва с кратък оглед и предварителен опис. От тях излизат реалният обем, ограниченията на сградата и работният график, а оттам и офертата.
Изпратете ни местоположението на офиса, приблизителния брой работни места, количеството IT техника, основните категории обзавеждане и крайната дата за освобождаване.
Последното е най-важно. То определя всичко останало.
info@itad.bg | +359 87 893 8326
